Inleiding: Kraamzorg SOS respecteert uw privacy. Deze privacyverklaring is bedoeld om in begrijpelijke taal uit te leggen welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen en hoe we uw informatie beschermen. Ons uitgangspunt is dat u zorg kunt krijgen zonder angst voor uw privacy; wij hanteren strengere waarborgen dan gebruikelijk, speciaal afgestemd op ongedocumenteerde cliënten die anonimiteit nodig hebben.

1. Welke gegevens verzamelen wij? 

We verzamelen uitsluitend minimale persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor uw zorg:

• Contactgegevens
  We bewaren tijdelijk - op een beperkt bereikbare plek -een naam (dit mag een voornaam of alias zijn als u dat prettiger vindt) en een bereikbaar (Whatsapp/Telegram/Signal) telefoonnummer of e-mail, zodat wij u kunnen contacteren voor de planning van kraamzorg. Indien u geen vast adres heeft of uw adres geheim wilt houden, is dat geen probleem – we spreken flexibel af waar de zorg geleverd wordt. U mag bijvoorbeeld een adres van een vertrouwde organisatie of kennis opgeven als zorglocatie. In officiële documenten kunnen we desnoods werken met “adres onbekend” indien u dat wenst.
  
  
• Medische gegevens
  Informatie over uw zwangerschap en bevalling (bijv. verwachte of daadwerkelijke bevallingsdatum, bijzonderheden tijdens de zwangerschap/bevalling, medische achtergrond relevant voor kraamzorg). Deze gegevens zijn nodig om u en uw baby de juiste zorg te geven.
  
  
• Administratieve gegevens
  We noteren dat u geen zorgverzekering heeft en geen geldige verblijfsstatus, omdat dit relevant is voor het declareren van de kosten bij het overheidsfonds. We hoeven hiervoor geen officiële documenten van u te kopiëren; uw eigen verklaring volstaat. Verder hebben we voor declaratie richting het fonds normaliter geen persoonsgegevens van u op de declaratie nodig, dus uw naam verschijnt niet op nota’s naar het CAK. Intern registreren we een cliëntcode voor uw gezin om de zorguren en verslaglegging bij te houden, zonder dat daar direct uw identiteit uit blijkt. Er is op geen enkele manier een verband te maken tussen u en uw cliëntgegevens, zowel niet direct als indirect.

2. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens? 

Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:

• Zorgverlening
  Onze kraamverzorgende gebruikt de medische gegevens om de juiste zorg te bieden, en zal uw situatie afstemmen met bijvoorbeeld de verloskundige of huisarts als dat nodig is voor goede zorg. Dit gebeurt altijd vertrouwelijk.
  
  
• Planning en communicatie
  Contactgegevens gebruiken we om afspraken te maken en na te komen (bijv. wanneer de kraamverzorgende langskomt of als er wijzigingen zijn).
  
  
• Declaratie
  De (geanonimiseerde) administratieve informatie gebruiken we om vergoeding te vragen bij de overheid zodat u de zorg niet zelf hoeft te betalen. Zoals genoemd, kunnen wij declareren zonder uw naam te vermelden. Het formulier dat wij indienen, bevat enkel een code en bevestiging dat u aan de criteria voldoet (ongedocumenteerd, onverzekerbaar en zorg was medisch noodzakelijk). Uw privacy blijft daarmee beschermd richting het fonds.
  
  
• Kwaliteitsbewaking
  Intern kunnen we uw (geanonimiseerde) gegevens gebruiken om de kwaliteit van onze zorg te evalueren, bijvoorbeeld om te zien hoeveel cliënten we hebben geholpen en of de zorg volgens plan is verlopen. Hierbij worden nooit uw persoonlijke details extern gedeeld.
  
  

Nergens binnen Kraamzorg SOS of bij de betrokken zorgverleners nog documentatie aanwezig is waaruit mijn identiteit of die van mijn kind kan blijken. Dit betekent dat zelfs eventuele backups, agenda-items of notities worden gewist. Ook de zorgverleners die mij geholpen hebben zullen op mijn verzoek geen gegevens over mij bewaren. Hiermee wordt de kans op herleidbaarheid nihil gemaakt.

3. Hoe beschermen wij uw gegevens? 

Alle medewerkers van Kraamzorg SOS hebben een strikte geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim). Alles wat u ons vertelt of wat in uw dossier staat, blijft tussen u en de zorgverleners. We benadrukken dit ook actief richting u als cliënt, omdat we weten dat veel ongedocumenteerde patiënten bang zijn dat hun persoonsgegevens worden doorgespeeld. U kunt ons volledig vertrouwen: wij delen niets met immigratiedienst (IND), politie of andere overheidsinstanties. Er bestaat in Nederland geen enkele plicht voor zorgverleners om mensen zonder verblijfsvergunning te melden – integendeel, het medisch beroepsgeheim verbiedt dit zelfs. Alleen in zeer uitzonderlijke situaties, waarbij er een andere verplichting zou ontstaan (bijvoorbeeld een landelijk bevel of een situatie van zeer acute levensbedreigende gevaarzetting), zouden we gegevens moeten overdragen. In de praktijk komt dit niet voor in het kader van uw verblijfsstatus.

We nemen technische en organisatorische maatregelen om uw informatie veilig te houden. Dossiers worden bewaard in een afgeschermde omgeving. Papieren aantekeningen (indien gemaakt) worden veilig opgeborgen en na beëindiging van de zorg op kort termijn vernietigd als ze niet meer nodig zijn. Digitale gegevens worden versleuteld opgeslagen met beperkte toegang. Chats vinden versleuteld plaats en worden binnen 24uur automatisch vernietigd. We bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk; standaard verwijderen of anonimiseren we persoonsdata uiterlijk binnen twee weken na de laatste zorgverlening, tenzij er een zorginhoudelijke reden is om ze langer te bewaren (bijv. bij complicaties die follow-up vereisen). U mag ook eerder verzoeken om verwijdering – daar zullen we gehoor aan geven, voor zover dat verenigbaar is met eventuele bewaarplichten.

Uw rechten
U heeft het recht om inzage te krijgen in uw dossier en de over u vastgelegde gegevens. U mag ons corrigeren als er iets niet klopt, of ons vragen bepaalde informatie niet op te nemen. Omdat we minimale data noteren, zal dit zelden nodig zijn, maar u heeft er zeggenschap over. Ook kunt u ten alle tijden vragen om uw dossier te laten vernietigen zodra de zorg is afgerond; wij zullen daar gehoor aan geven en u bevestigen dat dit gebeurd is. Vanzelfsprekend kunt u zorg van ons krijgen zonder dat u al uw persoonsgegevens prijsgeeft – als u bijvoorbeeld liever heeft dat we een bijnaam gebruiken, respecteren we dat. We hechten meer waarde aan uw vertrouwen dan aan administratieve perfectie.

4. Delen van informatie

Standaard delen wij geen enkele persoonlijke informatie met derden. De enige uitzonderingen zijn:

• Zorgverleners in uw kring: Mocht het voor uw zorg noodzakelijk zijn om informatie te delen met andere medische professionals (bijvoorbeeld de ketenpartners, verloskundige, huisarts, of het consultatiebureau voor de baby), dan gebeurt dit alleen met uw toestemming en op need-to-know basis. Die zorgverleners hebben ook beroepsgeheim.
  
  
• Noodzakelijke derden met uw toestemming:
  Soms heeft u zelf baat bij contact met bijvoorbeeld een welzijnsorganisatie (voor extra ondersteuning) of een juridische hulpverlener. Als u wilt, kunnen wij u in contact brengen met betrouwbare partners, maar dit doen we alleen als u hiermee instemt. Ook dan zullen we spaarzaam zijn met uw gegevens – vaak volstaat anonieme overleg totdat u zelf besluit in contact te treden.
  
  
• Verplichting:
  Zoals eerder genoemd, alleen als ons ondubbelzinnig verplicht is om bepaalde gegevens te verstrekken, zouden we dat doen. Voorbeeld: in zeer ernstige gevallen van bijvoorbeeld kindermishandeling kan een melding bij een meldpunt moeten plaatsvinden onder de meldcode; dit staat echter los van immigratiestatus en gebeurt alleen ter bescherming van het kind. We benadrukken dat zoiets niet automatisch gebeurt – zelfs die stappen zouden we alleen na zorgvuldig overleg zetten en idealiter met uw medeweten. Er is géén meldplicht voor illegaal verblijf, dus dat zullen we nooit melden.
  
  
  

5. Vragen of zorgen

Deze privacyverklaring is in eenvoudige taal geschreven. Mocht er toch iets onduidelijk zijn of maakt u zich zorgen over uw privacy, aarzel dan niet om dit met ons te bespreken. We kunnen desgewenst mondeling toelichten hoe we uw anonimiteit bewaken. Uw vertrouwen is voor ons essentieel; u moet zonder angst onze zorg kunnen ontvangen.